직장생활 상사에게 중간보고를 잘 하는 방법

건강한 조차장 2024. 10. 11.

혹시 직장생활 중에 보고서나 결재문서 작성으로 상사에게 혼난 적이 있지 않나요?

신입사원 시절, 결재나 보고서를 올리는 것이 정말 고역이었던 시기가 있었습니다.

난 분명 지시받은 대로 열심히 작성했다고 생각했는데 엄청나게 지적을 받았거든요.

팀장님의 피드백을 받고 나면 숙제가 한가득에 내가 뭘 했는지 현타에 빠지기도 했습니다.

사실 팀장의 지시를 잘 이해했다고 생각한 것 자체가 저의 착각이었습니다.

또한 현안을 접근하는 팀장의 방식과 저의 방식이 달랐던 것도 그 이유이기도 했고요.

다시 정리하자면 팀장과 팀원 간 의사소통이 긴밀하지 못한 것이 원인이었습니다.

잦은 피드백에도 개선이 잘 안 되다 보니 팀장님이 저에게 중간보고를 하라 하시더라고요.

처음에는 부담스럽고 하기 싫었는데, 몇 번 하다 보니 보고서와 결재문서 구성이 확실히 좋아졌습니다.

그래서 저도 문서작성에 어려움을 겪는 후배들에게 중간보고 하는 것을 추천해주기도 했습니다.

그렇다면 중간보고를 어떻게 하면 잘할 수 있을까요?

중간보고의 첫 시작은 나의 생각을
잘 정리해서 시각화하는 것입니다.

중간보고의 첫 시작, 내 생각을 시각화시키기

중간보고를 할 때 구두로 하거나 문서 등 시각화된 자료를 사용하는 방법이 있을 겁니다.

사실 구두로 보고하는 것은 간편하고 빠른 응답을 얻을 수 있습니다.

그러나 다소 부정확한 피드백을 받을 수 있고, 명확한 의미 전달이 이뤄지지 않아 재확인이 필요한 경우도 있습니다.

그래서 저는 시각화된 자료인 문서를 활용한 중간보고를 추천합니다.

물론 잘 정돈된 문서를 만드는데 많은 고민과 시간이 필요합니다.

그러나 문서를 작성하는 과정에서 지시받은 내용과 상사가 무엇을 원하는가를 정리할 시간을 가질 수 있습니다.

이렇게 작성된 문서로 중간보고를 하게 되면 피드백을 정확히 받을 수 받을 수 있습니다.

또한 피드백도 기록으로 남길 수 있어 혼란을 줄일 수 있게 됩니다.

하지만 중간보고 하는 것에 집중을 하다 보면 중요한 것을 망각하는 경우가 생깁니다.

중간보고는 의사소통의 수단이지
보고서와 결재문서를 작성하는 목적을 잊어서는 안 됩니다.

중간보고를 위한 문서 작성을 하다 보면 종종 문서의 외형과 꾸미기에 시간을 더 할애하게 됩니다.

다시 강조하지만 중간보고는 상사의 지시를 잘 이해하고 있는지, 목적에 맞는 방향으로 접근하고 있는지를 확인하는 방법일 뿐입니다.

그러므로 중간보고를 왜 하는지의 목적을 벗어나지 않도록 해야 합니다.

추가적으로 팀원의 중간보고에 대한 팀장의 성실한 피드백은 업무의 효율을 높일 수 있습니다.

즉, 팀장이 원하는 방향과 내용을 명확히 알려주는 것이 시간낭비를 줄일 수 있다는 것입니다.

물론 바쁜 팀장에게 여러 번 피드백을 받기에는 무리일 수 있습니다. 이럴 때는 내가 궁금하거나 점검받고 싶은 부분을 목록화해서 효율적으로 피드백을 받는 것이 좋습니다.

그리고 팀원의 중간보고를 귀찮아하거나, 그런 것도 모른다는 식으로 압박을 줘서는 안 됩니다.

보통 팀원은 상사와 의사소통을 부담스러워합니다.

그렇기 때문에 팀장은 팀원과 의사소통이 원활할 수 있도록 먼저 다가가는 노력이 필요합니다.

중간보고는 목표 달성을 위한 의사소통의 수단입니다.

활발한 의사소통은 업무의 효율을 높일 수 있습니다.

물론 의사소통은 한 방향으로 이루어질 수 없습니다.

팀원은 피드백을 받고자 하는 내용을 명확히 해야 하고, 팀장은 정확한 답을 해줘야 합니다.

중간보고의 첫 시작은 어려울 수 있습니다.

그러나 상사와 자주 의사소통을 하다 보면 분명 익숙해지고 더 좋아질 수 있습니다.

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