직장생활 효과적으로 회의하는 방법

건강한 조차장 2024. 10. 10.

직장인에게 회의는 어떠한 의미일까요?

직장생활에 어느 정도 연차가 쌓이면 회의에 자주 참석하게 됩니다. 그렇다 보니 어떤 날은 회의 참석으로 하루를 보내기도 합니다.

회의 종류도 다양 합니다.

일간업무회의, 주간업무회의, 월간점검회의, 경영계획회의, 업무조율회의 등 수많은 회의에 참석하지만, 결국은 떠밀려서 받은 업무만 한가득인 경우가 많았던 기억이 나네요.

저에게 회의란 지루하고 따분한, 그리고 상사에게 혼나는 시간이었습니다.

아마도 직장인 대부분은 회의에 대해 부정적인 이미지가 강할 듯합니다.

사실 회의에 참석하면서 느꼈던 점은 참 불필요한 이야기가 많다는 것입니다.

그러니 쓸데없이 회의 시간만 길어지더라고요.

그래서 제가 주관하는 회의는 어떻게 하면 일찍 마칠 수 있을까를 항상 고민했습니다.

이번 포스팅은 제가 고민하고 실행했던 효과적인 회의 방법에 대한 이야기입니다.

회의의 목적을 분명히 제시해야 합니다.

회의를 진행하다 보면 원래의 목적과 다르게 지엽적인 내용으로 흐르는 경우가 많습니다. 특히 다른 업무의 담당자들이 모여 의견을 내다보면 왜 회의를 하는지 망각하고 시간을 낭비하게 됩니다.

그래서 제가 참석한 회의를 살펴보니 대부분 회의 목적을 구두로만 공유하고 있었습니다. 아무래도 시각적 자료가 없다 보니 중구난방의 회의가 될 수밖에 없었던 것입니다.

그리하여 저는 회의 시작 전, 위의 그림처럼 회의 목적과 배경, 회의록이 기록된 PPT를 만들어 참석자 대상에게 배포를 했습니다.

그리고 회의 시작 전에 공유한 PPT를 화면에 띄워서 회의 목표를 지속적으로 노출시켰습니다.

물론 회의를 진행하면서 다른 내용으로 흐르는 것을 잡아주기도 하고, 그 자리에서 회의록을 작성하였습니다.

이렇게 하다 보니 회의 시간이 많이 줄었고, 회의록을 바로 작성하다 보니 회의 후에 불필요한 논란도 같이 줄어드는 효과가 있었습니다.

즉, 회의를 시작하기 전 회의 목적을 분명히 제시하고, 회의 진행 중에도 본래의 목적을 환기시켜 준다면 회의의 효율을 높일 수 있습니다.

그러나 이러한 분위기를 유지하는데 회의 참여자들의 협조가 필요했습니다.

회의를 효과적으로 하는데 중요한 것은
참석자들의 협조입니다.

미리 회의 준비를 하고, 회의 목적도 공유해서 진행을 해도 비효율적으로 흐르는 경우도 있었습니다.

예를 들면 제가 모시던 팀장님은 회의를 시작하면 일단 회의 목적과 상관없는 내용으로 질책과 압박으로 불편한 분위기를 만들었습니다.

그렇다 보니 의견을 나누기보다 일방적인 업무 지시로 회의가 끝났는데요. 별도로 담당자들이 따라 모여서 조율을 하느라 업무가 제대로 진행되지 않았습니다.

또 모 부서의 담당자는 무조건 안된다고 하니 다른 담당자 역시 불만을 제기하면서 부서 간 갈등을 초래하기도 했습니다.

즉, 회의에 참여하는 참석자들이 회의 목적을 받아들이 않고 자신의 입장만 생각하기 때문에 원활한 진행이 되지 않은 것입니다.

그래서 회의 목표에 대한 공유뿐만 아니라, 회의를 통한 문제를 해결하려는 참석자의 의지가 필요합니다.

따라서 효율적인 회의를 위해 가장 중요한 것은
참석자들의 회의 목표 공유와 문제해결 의지입니다.

제가 다녔던 회사에서는 스마트 회의를 강조하며 불필요한 회의를 줄이고, 업무 효율을 개선하려고 했습니다.

하지만 임원이나 사업부장이 주관하는 회의에 참석하면 회의 1시간은 기본이었던 것 같네요.

사실 회의 진행을 하는 간사의 역할도 중요하지만, 상사의 협조 없이는 원활한 회의 진행을 기대하기 어렵습니다.

그럼에도 효율적 회의를 하기 위해 노력하다 보면 조금씩은 변화가 이루어집니다.

회의문화 개선을 위해 경험담이나 좋은 아이디어가 있다면 댓글 부탁 드립니다.

소중한 댓글은 다른 분들에게 도움이 될 수 있습니다.