직장생활 업무 효율을 높이는 방법 2가지

 

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직장생활을 하다 보면 종종 상대가 메일이나 서류를 주기만 하고 말이 없는 경우를 마주하게 됩니다.

 

사실 오늘도 현장에 나갔다 들어오니  제 자리에 서류가 올려져 있었습니다.

보통은 누군지 찾아보길 할 텐데 짜증이 난 나머지 그 서류는 한쪽으로 치워놓고 밀린 일을 처리했습니다.

퇴근 즈음, 후배가 급하게 오더니 아까 올려놓은 서류를 언급하며 검토했는지 물어보는 겁니다.

결국 퇴근을 미루고, 후배의 요청을 들어주긴 했지만 후배에게 한소리를 했습니다. 

 

급히 검토할 서류면
전화를 주던지, 문자를 보내던지 해야지.
혼자만 알고 있으면 어떡하니?

 

 

 

업무효율을 높이고 싶다면 원하는 것을 명확히 전달하세요.

 

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상사로부터 '이것 좀 해와'라면서 대뜸 업무지시를 받는 경우가 있습니다.

만약 팀원이 상사의 스타일을 알고 있다면 자세한 설명이 없어도 지시받은 업무를 잘 처리할 수 있을 겁니다.

 

하지만 상사의 스타일을 잘 모르는 팀원이라면 벌써부터 머리가 아파 옵니다.

생각을 짜내고 짜내서 오랜 시간이 걸려 상사에게 보고를 하지만 돌아오는 것은 퇴짜입니다.

 

상사는 자신이 원하는 답을 얻지 못해 팀원에게 짜증을 내고, 팀원은 같은 일을 반복해야 해서 상사에 대한 불만이 쌓이게 됩니다.

 

애초에 상사가 팀원에게 명확한 업무지시를 줬다면 시간낭비 없이 업무를 효율적으로 처리할 수 있었습니다.

 

 

내가 원하는 것이 무엇인지
명확히 전달해야 합니다.

 

필요하다면 내가 무엇을 원하는지를 구두가 아닌 가능하다면 시각 자료를 같이 활용하는 것이 좋습니다.

왜냐하면 구두로 전달하는 경우 듣는 사람이 잘못 이해하거나 놓치는 부분들이 발생하기 마련입니다.

 

제가 모셨던 상사 중에 업무지시가 깔끔해서 제가 좋아했던 분이 있었습니다.

그 상사 분의 특징은 업무지시를 할 때 지시 내용을 기록으로 남겨서 항상 팀원들에게 공유를 해주셨습니다.

주로 이면지나 업무노트에 마감일, 보고서 구성 등을 적어서 공유하는 간단한 방법입니다.

 

상사나 팀원이든 업무지시나 협조가 필요하다면 그 내용을 구체적이고 명확히 알려주세요.

그래야 낭비를 줄여 업무효율을 높일 수 있습니다.

 

 

업무효율을 높이고 싶다면 적극적으로 의사소통 하세요.

 

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오늘 후배가 서류를 놓고 가면서 저에게 문자나 전화를 했었다면 어땠을까요?

퇴근시간을 넘겨서 일을 하는 불상사는 없었을 것 같습니다.

그리고 후배도 괜히 싫은 소리 들을 일도 없었을 거고요.

 

직장생활을 하다 보면 협조 메일만 발송하고 추가적인 연락이나 체크를 하지 않는 팀원들을 만나게 됩니다.

물론 메일을 확인 못했다면 나의 실수입니다.

그러나 중요한 업무라면 의사소통을 통한 크로스체크는 기본이라고 생각합니다.

 

한편 내가 업무 협조요청 메일을 잘 작성했다 해도, 상대방이 이해하지 못할 수 있습니다.

또는 상대방도 자신의 업무를 처리하느라 메일을 확인하지 못할 가능성도 있습니다.

그렇기 때문에 연락을 해서 상대가 나의 요구를 이해했는지, 상대방의 현재 상황이 어떠한지, 추가로 필요한 것이 무엇인지, 언제까지 회신을 받을 수 있는지 등을 체크해야 합니다.

 

적극적인 의사소통은
업무 효율을 높일 수 있습니다.

혹자는 메일을 보냈으면 됐지 번거롭게 연락을 하냐라고 할 수 있습니다.

사실 업무 메일을 보낸 이상 내가 할 일은 다 한 것입니다.

그러나 직장생활을 하면서 사람의 감정은 무시할 수 없는 요소입니다.

감정 없이 사무적으로 상대를 대할 때와 의사소통을 통해 쌓여가는 공감대는 업무처리에 영향을 주기 때문입니다.

 

저는 가능하면 상대방을 직접 마주하고 의사소통하는 것을 선호합니다.

저는 내향적인 성격이라, 말주변이 있거나 대화를 주도적으로 이끄는 능력이 부족합니다.

그럼에도 직접 만나 이야기를 하는 이유는 업무처리 효율을 높여주기 때문입니다.

 

직접 의사소통하기 어렵다면 전화도 좋습니다.

의사소통을 통해 내가 원하는 것을 구체화하고, 상대방과 공감을 공유하시길 바랍니다.

 

 

마무리

 

이번 포스팅은 업무효율을 높이기 위해 의사소통의 중요성을 정리했습니다.

 

요즘은 직장 내에서도 상당 부분의 시간을 대화나 소통 없이 스마트폰만 보고 있습니다.

그렇다 보니 상대와 대화를 어려워하거나 어색한 분위기를 견디지 못하는 경우가 종종 있습니다. 

사실 저도 의사소통 하는 것을 여전히 곤란해합니다. 

 

그럼에도 상대와 의사소통은 필수입니다.

효율적인 업무를 위해 중요한 것은 내가 원하는 것을 명확히 전달하고, 의사소통을 통한 크로스체크입니다.