직장생활 효율적으로 업무를 처리하기 위한 방법

 

 

출근해서 컴퓨터를 켜고, 커피를 한 잔 타서 자리 앉아, 눈을 감고 오늘 할 일을 생각하며 하루를 시작합니다.

직장생활을 오래 하다 보니 나만의 루틴이 만들어진 것인데요.

 

사원 시절에는 일에 대한 감을 잡지 못해서 일정을 못 지키거나 마감에 임박해서 처리하기 바빴던 기억이 납니다.

그렇다 보니 실수도 많이 하고, 선배나 상사로부터 꾸중도 자주 들었고요.

 

사실 일머리는 시간이 지나면 자연스럽게 늘어납니다.

하지만 빨리 업무에 익숙해지고 싶어서 나름 고민을 많이 하고, 조언도 받고 했었던 기억이 납니다.

 

돌이켜 보면 딱 2가지만 잘해도 되었던 건데, 왜 이리 돌고 돌았는지 모르겠습니다.

그래서 이번 포스팅에서는 효율적으로 업무를 처리하기 위해 필요한 2가지를 정리해 봤습니다.

 

 

 

업무 절차(Rule)에 익숙해져야 합니다.

 

출처 Pixabay

 

 

직장에는 업무를 수행하기 위한 여러 규칙과 절차가 있습니다.

예를 들면 비용 규모에 따라 결재라인을 규정한 전결권, 구매 절차, 일간-주간-월간 업무 보고 등의 회사마다 고유의 절차가 있습니다.

 

이런 회사가 정한 절차를 잘 모르고 있다면 업무의 효율성이 낮아질 수밖에 없습니다.

규정 또는 절차를 찾기 위해 시간을 허비해야 하고, 잘못된 결재라인을 거쳤다면 다시 수정하는 등 번거로운 과정을 거쳐야 하기 때문입니다.

 

물론 부서 내에 업무 매뉴얼이 갖쳐줘 있다면 좋겠습니다만, 대기업도 매뉴얼 외적인 업무가 의외로 많습니다.

그래서 일부 회사에서는 멘토링을 통해서 선배사원과 신입사원을 연결, 업무를 익히는데 도움을 주기도 합니다.

 

결론적으로 업무 수행 절차에 익숙해지면 시간 낭비를 줄일 수 있기 때문에 업무 효율을 높일 수 있습니다.

 

 

 

다음 업무를 어떻게 처리할지 미리 준비하는 것입니다.

 

출처 Pixabay

 

 

시간이 지나고 업무가 익숙해지면 다른 업무들이 추가되거나 동시에 진행할 경우가 발생합니다.

그래서 업무의 우선순위를 정하기도 하지만, 그래도 시간은 촉박합니다.

 

그래서 제가 사용한 방법은 다음 업무 처리에 필요한 것과 이와 유사한 업무를 묶어서 같이 처리할 계획을 세우는 것이었습니다.

 

예를 들면 주간 생산실적 보고자료를 만들 때 월간 생산실적 보고에 바로 적용가능하도록 양식을 통일시켰습니다.

기존에는 일간 주간 월간 보고 양식이 별도로 존재하다 보니 숫자 입력이 오랜 시간이 필요했습니다.

이렇게 양식을 통일시키니 주간 보고자료만 살짝 바꾸면 월간 자료를 만들 수 있어서 시간을 많이 절약할 수 있었습니다.

 

또한 업무를 하다 보면 타 부서나 주변에 자료를 요청할 때가 있습니다.

보통은 이런 요청을 해도 바로 회신을 주지 않기 때문에 다음 업무에 필요한 자료는 미리 요청을 해놨습니다.

이러면 자료를 기다릴 필요 없이 바로 업무를 이어서 수행할 수 있기 때문에 효율을 높일 수 있습니다.

사실 업무를 처리하다 보면 기다리는 시간도 은근히 많습니다.

이렇게 기다리는 시간이라도 줄이면 업무 처리에 여유가 생길 수 있습니다.

그러므로 필요한 것이 있다면 미리미리 챙겨서 시간 낭비를 줄이면 좋겠습니다.

 

 

마무리

 

효율적으로 업무를 처리하기 위해 여러 가지 방법이 있습니다.

그중에서 제가 요긴하게 사용했던 2가지 방법을 정리해 봤습니다.

 

업무시작 전, 저만의 루틴 중에 눈을 감고 오늘 할 일을 생각하는 시간이 있습니다.

저는 이 시간에 오늘 일정을 생각하면서 필요한 것이 무엇인지, 우선순위가 무엇인지를 미리 준비를 합니다.

 

아마도 많은 직장인 분들도 자신만의 업무 처리 방법이 있을 거라 생각합니다.

혹시 좋은 방법이 있다면 댓글 부탁 드립니다.

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