직장인 결재문서 기안문 보고서 작성에 도움되는 사소한 팁(TIP)

 

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직장인이라면 누구나 겪는 고통이 보고서 또는 기안문서(결재문서) 작성이 아닐까라는 생각이 듭니다.

 

오탈자, 단어 선택, 띄어쓰기, 문맥 등등 나는 완벽하다고 생각했는데 막상 결재를 올리면 빨간펜 가득한 반려 회신이 오지 않나요?

 

저도 신입 직장인으로 1~3년 동안 한 번에 결재를 받아낸 적이 손으로 꼽았던 것 같습니다.

시간이 지나니 보고서나 기안문 작성이 익숙해지긴 했습니다. 대신 어떻게 하면 팀장님 마음에 드는 보고서를 쓸 수 있을까를 많이 고민했는데요.

 

제가 실천했던 사소한 팁을 공유해 보겠습니다.

 

 

 

Draft-작성할 문서를 구조화하기

 

 

신입 시절을 생각해 보니 문서작성 전에 어떤 구조로 작성해야 할지 깊게 생각하지 않았습니다. 그 결과, 내용이 중구난방에 상대방이 이해하기 어려운 보고서가 나오더라고요. 

 

그래서 제 직속 상사인 파트장님의 도움을 받았습니다.

파트장님은 A4용지(이면지)에 보고서의 목차와 키워드를 써서 구조화하라는 팁을 주셨습니다.

구조화 방법 예시

 

위 사진같이 목차와 키워드를 적어주고, 단어, 표에 들어갈 항목, 확인할 사항 등을 표시합니다.

이렇게 구조화를 하니 작성시간도 줄어들고, 반려되는 횟수도 많이 줄었습니다.

 

물론 제 방법처럼 직접 쓰는 방법도 있지만, 별도의 프로그램을 사용하거나 PC의 메모장을 사용하는 등 다양한 방법이 있을 수 도 있겠네요.

 

하지만 잊지 말아야 할 것은 구조화는 보고서의 목적과 구성, 필요한 자료를 고민할 수 있다는 것입니다.

 

가장 중요한 것은
보고서 작성 전에
구조화를 하는 것

 

 

중간 점검을 받아라 - 소통과 공유의 중요성

 

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보고서나 기안문, 결재문서는 나를 위한 문서가 아닙니다. 상사나 동료를 설득하기 위한 문서입니다.

 

그렇기 때문에
상사나 동료가
원하는 것이 무엇인지
알아야 합니다.

 

 

사실 신입사원 시절 많이 부족했던 점이 상대와 의사소통이었습니다. 그렇다 보니 상대가 원하는 것을 보여주지 못하는 보고서를 작성하기 일쑤였습니다.

 

다행히 저에게 구조화를 알려주신 파트장님께서 중간보고와 피드백을 강조하셔서 이후 직장생활에 큰 도움이 되었습니다.

 

보고서 작성 중 모르는 것은 꼭 물어보고, 중간보고를 통해 상사의 피드백을 받는다면 좋은 보고서를 작성할 수 있습니다.

 

 

 

마무리

저는 지금도 보고서를 작성하기 전, 이면지를 사용해서 구조화하는 작업을 먼저 합니다. 물론 상사와 관련 부서와 대화도 많이 나누기도 하고요.

 

물론 제가 사용하는 방법이 최선이 아닙니다.

혹시 더 좋은 방법이나 공유하고 싶은 내용이 있다면 댓글로 공유 부탁드립니다.